Grazie alla tua strategia di comunicazione o alla tua reputazione un potenziale cliente ti ha contattato per una fornitura; avete fatto due chiacchiere e inquadrato le sue necessità; ora, con l’invio del preventivo, inizia la parte più difficile: sarà solo dopo averlo valutato che il cliente deciderà veramente se affidarsi a te, scartando altre proposte concorrenti. E lo farà confrontando il tuo preventivo con le sue aspettative, di prezzo e di professionalità. Vediamo quindi qualche consiglio per un preventivo a prova di bomba!
Il preventivo come biglietto da visita della tua azienda
Essenzialmente il preventivo è un documento che descrive i costi di servizio. È una vera e propria proposta di contratto che il professionista o l’impresa rivolge al cliente, il quale sottoscrivendolo si impegna a corrispondere una cifra prestabilita, entro certi tempi, secondo una modalità designata. Nonostante questa sua natura legal-contabile, il preventivo è anche un’azione di marketing: deve saltare agli occhi del cliente, che probabilmente ha sentito più di un fornitore, e fargli capire che questa offerta è differente e perché. Il tuo preventivo è un biglietto da visita, deve esprimere il tuo modo di ragionare e lavorare. Evita quindi di inviarlo nel corpo dell’email, se vuoi evitare l’effetto “sciatteria”: anche se non hai molto da scrivere, elabora sempre il tuo preventivo come un documento vero e proprio su carta intestata. Ti consigliamo inoltre di allegare anche una piccola brochure che ricapitoli chi sei o chi è la tua azienda, per chi altro hai lavorato e soprattutto quali altri servizi offri, perché non sempre i clienti hanno le idee chiare: ti hanno chiesto una cosa ma potrebbero volerne (anche) un’altra. Dai consigli senza impegno, ti saranno grati se avranno la sensazione di essere guidati verso la soluzione migliore. L’esperto sei tu, non loro!
Le 10 regole del preventivo perfetto
Quali caratteristiche dovrebbe esprimere un buon preventivo? Eccone qui
dieci:
- Tempestività: una volta acquisite le informazioni, cerca di rispondere in tempi brevi alla richiesta di preventivo. Il cliente ha bisogno adesso di un fornitore e tu devi dimostrare di essere pronto!
- Serietà: come abbiamo visto il preventivo è una forma di contratto: impegna il cliente e anche te, che dovrai eseguire la prestazione così come descritta nel preventivo. Occhio quindi a non sottostimare le difficoltà del lavoro richiesto e fornire una valutazione sbagliata dei tempi e dei modi.
- Competenza: un preventivo dettagliato, soprattutto se inviato in tempi rapidi, non potrà che fare un’ottima impressione in termini di professionalità e organizzazione.
- Chiarezza: spesso i clienti hanno poco tempo a disposizione per valutare i preventivi che hanno richiesto o le offerte che gli vengono proposte. Per evitare che possano confondersi davanti a tante voci del preventivo, inserisci solo le informazioni utili oppure evidenzia quelle che sono importanti per il cliente.
- Trasparenza: non entrare troppo nel tecnico, scrivi l’offerta in modo comprensibile. Se proprio non puoi fare a meno di usate termini tecnici, allega un glossario: se il cliente fosse un esperto della tua materia non ti chiederebbe il servizio!
- Adeguatezza: assicurati che la tua proposta risponda alle richieste del cliente. Fagli percepire che l’offerta è stata pensata e costruita appositamente per lui.
- Gradevolezza: oggi come oggi, tutti i documenti che si rivolgono a un “consumatore” devono essere un minimo estetici. Nell’elaborare l’impostazione e la grafica del tuo preventivo, cerca di valorizzare l’unicità della tua attività, del tuo brand.
- Precisione: prima di inviare il preventivo, rileggilo! La prima rassicurazione che cerca una persona che deve pagare per un servizio è che il lavoro sarà svolto al meglio: i refusi non sono mai un buon segno.
- Customer care: ora che hai scritto il preventivo, prova a fissare un appuntamento con il cliente per illustrarglielo e vedere di persona qual è il suo feedback.
- Relax: non aver paura della concorrenza. Ci sono mille motivi per cui alla fine il cliente potrebbe non sceglierti, l’importante è essere consapevoli che hai fatto il possibile!
Vuoi un ultimo consiglio? Elabora il preventivo dettagliando la richiesta economica in attività valutate singolarmente: di fronte al tuo tariffario il cliente indeciso sarà più tentato a far coincidere il suo budget con le tue richieste. Una cifra secca è un approccio rigido, che ha senso solo se chiedendogli un forfait stai già applicando un forte sconto al cliente (faglielo capire allora!).
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Consigli pratici salva-tempo
Come abbiamo visto rapidità e professionalità sono le principali virtù da dimostrare al cliente che ci ha chiesto un preventivo. Le due cose sembrano in apparente contraddizione; come fare allora? Una soluzione potrebbe essere elaborare un modello base di preventivo: il template ti permetterà di concentrarti veramente sugli elementi che compongono l’offerta personalizzata sul cliente, invece di perdere tempo su quelli standard.
Ovviamente puoi crearlo con fogli di calcolo Excel e documenti Word, che però presentano limiti in termini di gradevolezza visiva e possibilità d’errore nelle operazioni di copia e incolla. Alternativamente, puoi usare uno strumento gestionale di supporto, che non sono affatto da sottovalutare:
secondo una ricerca di SL Associates e NetSuite le aziende che utilizzano sistemi integrati per la gestione di preventivi e ordini migliorano le proprie performance del 40-60%. Questi strumenti consentono infatti di creare e inviare preventivi in pochi minuti, ed elaborare di conseguenza ordini e fatture. Un bel risparmio di tempo per tutta l’amministrazione!
