Come ben sanno gli uffici e molti professionisti, da qualche anno a questa parte un importante processo amministrativo è diventato sempre più digitale: parliamo della fatturazione, ormai quasi al 100% elettronica. Se all’inizio l’obbligo a emettere fattura elettronica valeva solo quando la Pubblica Amministrazione era il committente, a partire dal 2019 è stato esteso a tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi tra soggetti privati, anche se con alcune significative eccezioni. Ma dall’anno prossimo anche queste esenzioni potrebbero venire meno, se l’Unione Europea dovesse rispondere positivamente alla richiesta del Governo di allargamento della platea vincolata alla fatturazione elettronica.
Cosa è una fattura elettronica?
La fattura elettronica è una fattura che nasce direttamente in formato digitale, secondo standard precisi di scrittura (il cosiddetto formato Xml), e che può essere trasmessa e ricevuta solo attraverso un Sistema di interscambio (SDI). Queste due caratteristiche la rendono diversa da una comune fattura cartacea scannerizzata e inviata via email. Si tratta insomma di un vero e proprio processo amministrativo a sé stante, completamente digitale, di emissione, trasmissione e conservazione del tradizionale documento fiscale, che diviene così una “e-fattura”.
Il suo utilizzo si diffonde a seguito dell’introduzione di un obbligo (inizialmente di diritto comunitario) che, per ragioni di trasparenza, era andato a imporre la fatturazione elettronica in tutti i rapporti commerciali con la Pubblica Amministrazione, in particolare per quanto riguarda gli appalti, indipendentemente dalla natura del soggetto che emette la quietanza. Tuttavia la normativa europea non aveva previsto l’obbligatorietà della e-fattura anche nei rapporti tra privati: per poterla introdurre, l’Italia ha dovuto chiedere infatti una deroga, con l’obiettivo di rendere più capillare il controllo fiscale e per ridurre così il tradizionale gap tra IVA stimata e IVA raccolta. A partire dal primo gennaio 2019 la fattura cartacea emessa dalle categorie su cui vige obbligo di fatturazione elettronica non ha dunque più valore, e anzi si rischiano importanti sanzioni per la mancata osservazione della norma. In realtà l’obbligo sarebbe in scadenza (dicembre 2021); il governo non solo vorrebbe prorogarlo fino a fine 2024, ma anche ridurre le esenzioni attualmente in vigore.
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Esentati ma non troppo
Come si è detto, non tutti gli operatori economici sono stati immediatamente investiti dell’obbligo di fatturazione elettronica. La legge di bilancio 2018 escludeva infatti le seguenti categorie: medici, farmacie, e tutti gli altri operatori sanitari; piccoli produttori agricoli; società sportive dilettantistiche; soggetti fiscalmente non residenti in Italia (che qui però effettuano o ricevono operazioni); e infine i professionisti, gli autonomi e le ditte individuali che operano nel regime agevolato, al 15% o al 5% per i primi anni di attività. Più di 2 milioni di contribuenti, secondo i calcoli dell’Agenzia delle entrate, esentati proprio in virtù delle procedure semplificate che la normativa comunitaria prevede per queste categorie. Ora però il governo italiano ha chiesto all’Unione Europea di poter estendere l’obbligo almeno alle partite IVA di ridotte dimensioni.
Questo consentirebbe, secondo il MEF, di migliorare le operazioni di contrasto all’evasione fiscale nonché quelle di semplificazione, giacché si avrebbe finalmente un quadro più uniforme del fatturato prodotto sul territorio nazionale.
I vantaggi del fisco digitale
A oggi, l’ingresso della e-fattura nei processi amministrativi non ha imposto costi significativi a carico dei titolari di partita IVA, anzi, esistono dei vantaggi importanti che derivano da questa digitalizzazione. Secondo l’Agenzia delle Entrate un elevato numero di soggetti in regimi speciali IVA hanno infatti già aderito volontariamente alla fatturazione elettronica. Per mettere in atto il procedimento di fatturazione elettronica abbiamo bisogno solo di due strumenti: un software in grado di generare la fattura in linguaggio XML e la firma elettronica.
Quasi tutti i software gestionali offrono la compilazione guidata della fattura elettronica, assieme a funzionalità più avanzate di strumenti per la contabilità, tracciamento dei pagamenti, conservazione digitale a norma. Una volta fatto questo piccolo passo verso la digitalizzazione, avviene quindi una forte semplificazione di tutti i processi amministrativi connessi alla fatturazione. Sondaggi tra i suoi utilizzatori hanno evidenziato che con la fatturazione elettronica si è realizzata una forte riduzione dei tempi medi di pagamento (che non è cosa da poco), delle frodi dovute a falsi e duplicazioni, fino agli stessi errori umani, che erano legati alla compilazione manuale, alla possibilità di smarrimento. Pochi oneri quindi ma grande riduzione e ottimizzazione dei tempi e dei costi: la fatturazione elettronica consente di mandare le fatture a clienti, commercialisti e a tutti i diretti interessati in maniera semplice e certificata. Senza considerare i vantaggi dell’abolizione della carta e il superamento del problema dello spazio fisico in cui conservare le fatture cartacee e azzeramento costi di stampa, di spedizione, delle marche da bollo. E giacché non di sole Fatture si compone la relazione commerciale con i propri clienti o fornitori la fatturazione elettronica può diventare un passaggio fondamentale per una completa digitalizzazione e integrazione dei processi grazie ai software gestionali-amministrativi: gli ordini, i preventivi, gli avvisi di spedizione, etc, se creati tutti attraverso un’unica piattaforma, possono essere gestiti in formato query ottimizzando i tempi di compilazione e interrogazione.
