Obbligatoria in quasi tutti gli scambi tra privati a partire dal 2019, la fattura elettronica è una fattura creata già in formato digitale nel rispetto di alcuni standard, che viene trasmessa e ricevuta attraverso un sistema dedicato detto Sistema di Interscambio (SDI). È da un po’ di anni quindi che aziende e professionisti ne stanno esplorando i potenziali vantaggi: l’abbattimento dei costi relativi al supporto cartaceo (stampa, spedizione e conservazione) e la velocizzazione dei processi amministrativi, grazie agli elementi di standardizzazione introdotti dalla nuova procedura.
Tuttavia, per godere veramente di questi aumenti di efficienza, è necessario conoscere e saper utilizzare bene lo strumento in questione.
Fattura scartata: occhio alle sanzioni!
L’iter della fatturazione elettronica prevede che il Sistema di Interscambio, una volta ricevuta la e-fattura, vada a eseguire una serie di controlli (principalmente formali) sul documento in questione prima di inviarlo al suo destinatario. In caso di esito positivo, entro 5 giorni, ci viene inviata una notifica di avvenuta consegna che garantisce la corretta emissione della fattura; se riceviamo una notifica di scarto, qualcosa invece è andato storto. Tramite il codice contenuto nella comunicazione possiamo scoprire la natura del nostro errore, che sarà da correggere quanto prima: se non si emette una nuova fattura corretta entro i 5 giorni dalla ricezione della notifica, si rischiano importanti sanzioni (tra il 90% e il 180% dell’IVA relativa all’imponibile). Meglio ancora sarebbe quindi fare bene fin dall’inizio ed evitare che la nostra e-fattura venga rifiutata dal sistema: ovviamente, se si utilizza un software gestionale, molti degli errori legati alla compilazione vengono già automaticamente evitati.
Le cause di rigetto più comuni
Sostanzialmente esistono due tipologie di errori, quelli immediatamente intercettati dal SDI e quelli che vengono constatati in seguito, non tanto dal sistema che ha approvato la fattura quanto dal destinatario o dall’emittente stesso: in questo caso, non resta che emettere una nota di variazione, giacché la fattura elettronica inviata (e non scartata) non è più modificabile. Vediamo quindi le principali cause di rigetto da parte del Sistema di interscambio:
- il nome del file ha la medesima nomeclatura di un file già trasmesso;
- le dimensioni del file superano i limiti imposti dal sistema;
- il file non è “integro”, ossia è stato modificato dopo l’apposizione della firma digitale;
- il certificato di firma digitale è scaduto, è stato revocato o non è affidabile;
- il formato del file non è XML;
- i dati contenuti nella fattura non sono coerenti tra loro;
- i dati contenuti nella fattura non sono corretti;
- la fattura in questione era stata già emessa.
Come emettere correttamente una e-fattura
Come abbiamo detto, usare un gestionale per la elaborazione, trasmissione e conservazione delle fatture elettroniche toglie parecchi grattacapi. Innanzitutto il gestionale, quando volete creare una nuova e-fattura, riproduce automaticamente sul documento i vostri dati (compresi quelli bancari), il numero progressivo univoco di fatturazione e la data odierna (ricordatevi che con la fatturazione elettronica non è possibile emettere fatture retrodatate o postdatate). In automatico si compileranno anche i dati del destinatario, se questo è un soggetto della pubblica amministrazione (basta cercarlo tramite codice univoco) o se avete comunque in precedenza emesso nei suoi confronti e-fatture o altri documenti (per esempio, un preventivo realizzato sempre attraverso il gestionale). Se invece è la prima volta in assoluto che avete a che fare con quel cliente, ricordatevi di compilare tutti i campi e di salvarli in rubrica per utilizzi futuri. Rispetto ai dati da inserire, è bene sapere che affinché la fattura arrivi correttamente a destinazione, è
fondamentale inserire nelle fatture verso la Pubblica Amministrazione, il corretto codice univoco; verso un cliente senza partita IVA, il suo codice fiscale; verso tutti gli altri codice univoco o indirizzo PEC.
Veniamo ora alla causale: la descrizione è a vostra discrezione, tuttavia non bisogna superare il numero di caratteri concesso dal sistema. Per identificare sinteticamente il servizio o prodotto oggetto della fatturazione, per esempio, potreste utilizzare anche solo il numero d’ordine e/o preventivo corrispondente. In linea generale è possibile aggiungere allegati alla fattura (giustificativi di spese, etc), ma bisogna fare attenzione alla conformità di peso e formato dei file in questione. Per quanto riguarda l’importo da fatturare, se i prodotti e servizi sono più di uno, è necessario identificarli singolarmente aggiungendo un numero di righe corrispondenti. Occhio al totale, perché l’IVA è calcolata a parte selezionando il regime da un menù a tendina. Piccola complicazione, dal 1 gennaio 2021 è entrato in vigore il nuovo sistema di codici relativi alla tipologia di documento e la natura IVA dell’operazione. In entrambi i casi il numero dei codici è stato triplicato per consentire una maggiore specificazione: assolutamente quindi verificare con il commercialista i giusti codici da usare e soprattutto controllare che il vostro software di fatturazione elettronica abbia la versione aggiornata dei codici e, in caso contrario, cercare una valida alternativa.
Siamo ormai quasi alla fine della procedura: ricordatevi di inserire anche la data di scadenza della fattura, in modo che il vostro gestionale possa ricordare al destinatario eventuali ritardi nel pagamento. Una volta compilata, generate la fattura in formato XML e inserite la firma digitale; siamo pronti a premere “invio” e sottoporre la e-fattura al sistema SDI. Resta ancora un ultimo adempimento: una volta effettuato l’invio, l’emittente è tenuto a consegnare al destinatario una copia in PDF o cartacea della fattura elettronica, anche se il sistema ha depositato la e-fattura nel suo Cassetto Fiscale. Un gestionale che proceda automaticamente all’invio della copia della fattura all’email del cliente può semplificare senz’altro anche quest’ultimo passaggio.
