Obbligatoria già per molti professionisti, la fattura elettronica è un innovativo processo digitale destinato a semplificare la vita delle partite IVA. Non a caso, un elevato numero di soggetti in regime forfettario, teoricamente esentati dall’obbligo di fatturazione elettronica, vi ha infatti già aderito volontariamente. Conosciamo meglio allora questo strumento.
Cosa è e come si emette la fattura web
Non stiamo parlando di semplici file digitali, banalmente allegati a un’email, bensì di documenti in formato elettronico, elaborati in un linguaggio informatico specifico. Una fattura elettronica è tale solo se in formato XML, firmata digitalmente e inviata tramite il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dalla Agenzia delle Entrate. Sembra complicato ma in realtà è un processo davvero molto semplice. Il Sistema presenta infatti diversi automatismi: riconosce se si tratta di una fattura tra privati o destinata alla Pubblica Amministrazione e rileva eventuali errori (da correggere entro 5 giorni). Ai forfettari invece consente il versamento della marca da bollo obbligatoria per via telematica e in maniera cumulativa: il pagamento sarà poi effettuato per mezzo di modello unico F24 entro il 30 aprile dell’anno successivo. Molto più comodo che andare al tabaccaio!
Piú E-fattura per tutti
Per accedere ai ristori per la pandemia da Covid-19, e quindi certificare la perdita di fatturato, la fatturazione elettronica è stata fondamentale. Con buona pace dei forfettari, teoricamente esentati (tutti infatti hanno obbligo di fatturazione elettronica almeno verso la PA).
L’adozione della fatturazione elettronica presenta diversi vantaggi. Per legge, il saldo delle fatture dovrebbe essere effettuato entro un termine che (per quanto concordato tra le parti) non può essere superiore a 60 giorni dalla emissione. Poiché la fatturazione elettronica rende “certa” la data di emissione e consegna della fattura, e riduce al minimo gli errori nell’inserimento dati, si sono semplificati i rapporti tra committenti e freelance, con una notevole riduzione dei ritardi nei pagamenti.
Dalla fatturazione elettronica alla contabilità digitale il passo è breve, con un notevole abbattimento dei costi di gestione grazie alla velocizzazione dei processi e alla riduzione degli obblighi (chi usa le fatture web è esentato dal tenere il Registro IVA). Con software come Paciolo è possibile gestire tutto il ciclo di fatturazione elettronica, sia in ingresso che in uscita: una volta accettata la fattura dal sistema di interscambio, la registrazione contabile avviene automaticamente. L’emissione, la ricezione, consultazione e condivisione degli archivi documentali, possono avvenire direttamente su piattaforma web, in un formato facile da leggere.
Lo Stato in cambio ci guadagna in lotta all’evasione. La normativa prevede per le partite Iva forfettarie che aderiscono volontariamente alla fatturazione elettronica, una riduzione di un anno del termine di decadenza per accertamento fiscale. Inoltre, i contribuenti in regime forfettario che decidono di ricorrere alla fatturazione elettronica possono evitare di conservare le fatture cartacee e risparmiando così sui tradizionali i costi di stampa e conservazione dei documenti.
Come vanno conservate le fatture elettroniche
Il tempo di conservazione ai fini fiscali è stabilito dal Codice Civile: 10 anni dalla data dell’ultima registrazione. In particolare, la fattura web deve essere conservata obbligatoriamente in digitale, secondo i criteri della conservazione sostitutiva, un processo informatico specificatamente disciplinato dalla legge, il cui fine è preservare l’immodificabilità, e quindi la validità probatoria in termini di legge, della documentazione fiscale.
In realtà per le fatture elettroniche ricevute non c’è obbligo di conservazione sostitutiva. La normativa riguarda quindi le E-fatture emesse. Il contribuente può provvedere in autonomia alla loro archiviazione, ma si rischiano sanzioni salate in caso di erronea conservazione (dai 1000 ai 7000 euro). Pc, supporti hard disk o pen drive, cloud non abilitati non sono infatti considerati archivi adatti, non potendo garantire l’immodificabilità della fattura elettronica.
L’Agenzia delle entrate offre un servizio gratuito che dura 15 anni. La conservazione però è automatica solo per le fatture emesse in data successiva all’adesione al servizio. Per tutte le altre, bisogna quindi procedere con il caricamento manuale, con dei limiti (5 Mb come peso complessivo dei file e 10 fatture massimo alla volta); se poi il file caricato presenta dei problemi verrà eliminato l’intero archivio. Il servizio dell’Agenzia delle Entrate è pensato quindi per gli operatori più piccoli, i giovani freelance, partite IVA che hanno un numero limitato di fatture emesse e ricevute ogni anno. Per i Professionisti o le Ditte più strutturate, è consigliabile affidarsi agli operatori privati che attraverso i software di fatturazione elettronica offrono anche tanti (e utili!) servizi integrati.
