Se possiedi una partita IVA sei tenuto per legge a gestire i conti in maniera oculata. Meglio allora conoscere i dettagli su come rendicontare le fatture e su quali siano i documenti contabili obbligatori per la tua attività. Scoprili con la nostra guida!
Contabilità di Cassa e di Competenza
Esistono due principali sistemi di contabilità che definiscono il criterio di determinazione del reddito:
- La contabilità di cassa interessa le partite IVA che aderiscono al regime forfettario o alla contabilità semplificata. Il principio vuole che si rendiconti le fatture emesse (o ricevute) solo se effettivamente incassate (o pagate). Mettiamo il caso che tu venda un bene o un servizio per 5000 euro; qualora inizialmente ricevessi solo una tranche da 3000 euro, fatturerai esclusivamente questa cifra. Gli altri 2000 euro verranno registrati successivamente, nel momento in cui verranno incassati.
- La contabilità di competenza, invece, riguarda le partite IVA aderenti al regime ordinario. Per tornare all’esempio precedente, indipendentemente dal momento del saldo, andrà rendicontata l’unica fattura da 5000 euro emessa quando la commessa è concordata.
Cosa sapere sulla fatturazione
La fattura è sinonimo di lavoro indipendente. Ma esiste fattura e fattura:
- La Fattura Elettronica va compilata in formato XML e redatta in modo oculato. Meglio affidarsi ai software gestionali come Paciolo, che semplificano le procedure per la E-fattura a supporto di Liberi Professionisti e Imprese;
- La Fattura tradizionale riguarda gli esentati al rilascio di fattura elettronica (gli iscritti al regime forfettario sono tra quei pochi). Come per la notula con ritenuta d’acconto, la fattura classica va consegnata in originale.
Per compilare la fattura, oltre all’imponibile, sono essenziali i tuoi dati, quelli del cliente, e la data di invio. Le partite iva forfettarie devono ricordarsi di apporre una marca da bollo da 2 euro su ogni fattura che supera i 77,47 euro: la marca da bollo è necessaria infatti per le operazioni non soggette al versamento dell’IVA. Se si usa la E-fattura il versamento dell’imposta di bollo avviene per via telematica, per cui non occorre comprare alcun contrassegno.
Verifica di scrivere correttamente l’importo da pagare. In caso di errore in fatturazione dovrai comunicare al cliente una nota di variazione entro 30 giorni dall’emissione. Ma attenzione! Se la fattura è già arrivata all’Agenzia delle Entrate, rischi di ricevere una sanzione dai 500 euro in su, fino al 100 – 200% dell’imponibile. Dovrai allora avvalerti del nuovo ravvedimento operoso 2021, con cui potrai richiedere all’Agenzia delle Entrate uno sconto sulla sanzione (modello F24, codice 8911). Meglio procedere entro 90 giorni per limitare l’entità della multa.
Per questo motivo è consigliabile inviare al cliente la fattura proforma, documento identico alla fattura da emettere, ma senza valore fiscale: in questo modo la controparte può verificare preventivamente la correttezza dei dati.
I documenti contabili da conservare
Se sei iscritto al regime forfettario non hai obblighi di tenuta di nessun libro contabile.
Le imprese individuali in contabilità semplificata, invece, devono conservare il Registro IVA di acquisti e vendite e Registro pagamenti e incassi. I due sono redatti spesso assieme, poiché il primo riporta le fatture e il secondo il flusso cronologico dei saldi.
Se si adotta la Fattura Elettronica, si può evitare di redarre il registro IVA; così come gli aderenti al regime ordinario possono tenere direttamente il Libro giornale, un registro cronologico di tutte le operazioni svolte giorno per giorno. La trascrizione deve sempre avvenire entro 15 giorni dall’emissione o dalla ricezione.
La rendicontazione per il regime ordinario è senz’altro la più complessa e avviene con il metodo della partita doppia (ogni singola operazione è annotata sotto due voci: ‘’dare’’ e ‘’avere’’): per facilitarne la compilazione molti professionisti si avvalgono della Prima Nota, un registro non obbligatorio in cui riportare i movimenti giornalieri in cassa.
Sono inoltre obbligatori:
- Il registro dei beni ammortizzabili, detto Libro Cespiti, ossia l’elenco annuale di acquisti e destinazioni dei beni utilizzati per l’attività professionale. Rilevanti il costo originario, l’anno di acquisizione, e le eventuali rivalutazioni: se un bene è costato più di 516,46 euro, la spesa dovrà essere ripartita e scaricata contabilmente in più anni;
- I registri previsti dalla normativa sul lavoro, qualora si abbiano dipendenti a carico.
Hai preso appunti? Bene, ora ricorda che tutte le fatture e i libri contabili (in digitale o cartaceo) hanno una durata di 10 anni. Conservali con cura!
