La “prima nota” è un documento contabile dove i più importanti movimenti economici della vostra attività andrebbero annotati. La sua redazione non è obbligatoria, ma ormai sempre più diffusa, perché permette di avere un maggiore controllo di tutte le uscite e le entrate, nonché di velocizzare la preparazione delle altre scritture contabili previste dalla legge. Perciò ecco qui una breve guida al riguardo per voi!
Prima Nota: cos’è
Può capitare, soprattutto se si gestisce un’attività commerciale, che si eseguano transazioni in contanti: queste entrate e uscite, che l’estratto conto non può descrivere, possono essere segnate in un registro apposito, che prende il nome di “prima nota”. Nulla ci vieta di inserire però anche i movimenti bancari, ricostruendo cronologicamente l’andamento della liquidità; in questo modo il nostro controllo sul cash flow sarà molto più facilitato. Ma non si tratta dell’unico vantaggio che ci può dare la redazione della prima nota: tutte queste movimentazioni sono alla base di molte altre scritture contabili, più complesse e soprattutto – a differenza della prima nota – obbligatorie. La prima nota quindi può diventare una sorta di prima bozza, che ci aiuterà nella preparazione, verifica e completamento delle altre scritture contabili. Tant’è che possiamo dare al registro prima nota piena validità giuridica e fiscale numerandolo e bollandolo prima dell’uso, facendolo diventare così un vero e proprio libro giornale.
Il passaporto del flusso finanziario della tua attività
In estrema sintesi, il registro prima nota permette di mantenere un controllo più efficace sulle risorse economiche e di tenere la contabilità in ordine, in modo che sia possibile offrire rapidamente i dati richiesti in caso di ispezione fiscale. Se poi la prima nota è redatta usando software gestionali, più facilmente queste informazioni sulla nostra attività potranno essere messe a sistema e usate per migliorare i processi aziendali. La prima nota è importante quindi per tutte le realtà imprenditoriali, anche per quelle piccole: la carenza di liquidità è tra le prime cause di fallimento, quindi sarà bene monitorare più efficacemente questa criticità. Può aiutare anche i professionisti, il cui reddito imponibile è definito proprio sulla base del principio di cassa (ossia è calcolato sulla differenza tra i compensi percepiti e le spese sostenute nel periodo d’imposta). Inoltre, come si è detto, la prima nota agevola anche il lavoro del commercialista, bisognerà solo ricordarsi periodicamente di inviargli il registro (ma anche su questo la tecnologia ci può venire incontro). Ma quali eventi in entrata e uscita è bene segnare sul registro prima nota? Possono essere davvero molto diversi: andiamo dall’incasso delle fatture o un’erogazione di un finanziamento, al pagamento dei salari e altri costi fissi (affitto del locale, premio di assicurazione, imposte e tasse, etc), fino ai semplici prelievi fatti allo sportello automatico. Senz’altro vanno valutate le personali esigenze per capire il livello adeguato di dettaglio e di analiticità della prima nota; per esempio se le dimensioni dell’impresa e delle operazioni da rilevare sono significative si può addirittura dividere il registro in due sezioni: la “prima nota cassa” in cui si annotano solo le operazioni realizzate tramite soldi cash; la “prima nota banca” (o “fuori cassa”) per tutte quelle documentate invece da fatture, assegni, cambiali, quindi dove di fatto non c’è stata movimentazione di denaro contante. Anche la periodicità di questa rendicontazione dipende molto dalle caratteristiche dell’azienda. Di solito si consiglia una volta al mese per le realtà con flussi in entrata e uscita molto complessi, altrimenti sarebbe opportuno redigere la prima nota almeno ogni sei mesi. In alcuni casi, tuttavia, può essere sufficiente anche solo una volta all’anno.
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Come si redige il registro Prima Nota
Ovviamente, trattandosi di un registro, la prima nota è nel concreto una tabella. Il set minimo di informazioni da riportare rispecchiano intuitivamente gli elementi essenziali delle movimentazioni in questione: la data; il riferimento numerico seriale del documento contabile che ha originato l’operazione (ricevute, fatture, etc); gli importi singoli e totali in entrata ed uscita; una descrizione della natura del movimento; l’indicazione cassa o fuori cassa, e così via. Poiché non è un documento contabile obbligatorio, il registro prima nota non richiede particolari formalità; esistono anzi diversi modelli tra cui scegliere o a cui ispirarsi, a seconda delle nostre necessità. Se avete ambizioni da amanuense, potete addirittura trovare questi prototipi online o in cartolerie specializzate per uffici. Poiché si tratta di un documento ad esclusivo uso interno, nel registro prima nota sono ammessi gli “errori”, e quindi si possono fare correzioni e cancellazioni. Certamente, se incomincia ad essere troppo pasticciato rischia di perdere la sua utilità; senza considerare la possibilità, purtroppo non così remota, di smarrimento del file o del documento cartaceo. Se non volete avere preoccupazioni, e anzi trarre il massimo vantaggio dalle potenzialità della prima nota, potete usare software gestionali amministrativi che in automatico creano il registro sulla base di tutti i documenti utili: fatture elettroniche, estratti conto della banca, ricevute di spese, e così via. Sempre in automatico le informazioni della prima nota saranno poi estrapolate dal software per creare altri documenti o anche un database di clienti e fornitori, che senz’altro potrà essere di grande supporto al processo decisionale.
