Il 2020 è stato certamente l’anno dello smart working e il 2021 non sembra fare eccezione, soprattutto alla luce della recente proroga al 31 dicembre del lavoro agile semplificato per i dipendenti privati. Grazie alle tecnologie digitali, è stato possibile riorganizzare quasi tutte le attività produttive in modalità “smart” e, ora che aziende e lavoratori ne stanno apprezzando i vantaggi, è plausibile ipotizzare che sarà questa la nuova normalità.
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Cosa è successo durante la pandemia
Con l’aumento esponenziale dei contagi da Covid-19, le imprese e la Pubblica Amministrazione hanno dovuto rapidamente implementare soluzioni che salvaguardassero sia la salute dei lavoratori sia l’efficienza dell’ordinario workflow. Grazie all’adozione dello smart working, questa difficile operazione ha avuto un discreto successo; va detto però che non era del tutto inattesa. Già da tempo circolavano tra gli addetti ai lavori riflessioni sui vantaggi dello smart working: maggiore work-life balance e autonomia per i lavoratori, riduzione degli spostamenti e quindi delle emissioni, ripopolazione delle aree periferiche, e soprattutto aumento della produttività per le imprese. Dagli anni ’80 infatti alcuni trend di lungo periodo “stressano” il mondo del lavoro promuovendo una rivoluzione del modo di lavorare: parliamo dell’invecchiamento della popolazione e della diffusione, sempre più ampia e a costi sempre più contenuti, delle nuove tecnologie e della connettività. Difficile quindi pensare di poter tornare indietro: secondo lo studio Deloitte “The voice of the European workforce”, che ha raccolto le opinioni di oltre 10.000 lavoratori in sette paesi europei (Francia, Germania, Italia, Portogallo, Polonia, Spagna e Regno Unito), due dipendenti su tre si aspettano di lavorare da remoto sempre più spesso, anche rispetto a questa nuova routine che ormai si è stabilita da più di un anno. Tuttavia è bene ricordare che esiste una distinzione importante, in termini di produttività, tra il lavorare da remoto e il lavorare “smart”: vediamo bene quale!
Perché è importante far diventare il Remote working Smart
Lo smart working è un’evoluzione del remote working, nel senso che entrambi questi approcci lavorativi sono possibili solo grazie agli strumenti informatici. Tuttavia lavorare da remoto non è sufficiente per fare “smart working”: nel remote working il lavoratore, per quanto dislocato, è obbligato a seguire il tradizionale orario d’ufficio, mentre chi lavora in smart working non solo svolge la propria attività dove vuole ma anche come vuole, scegliendo in completa autonomia gli orari e i tempi. Aboliti tutti i vincoli formali, resta ovviamente in capo al collaboratore l’obbligo a conseguire dei risultati prefissati, di breve e/o di lungo periodo. Il perno del rapporto di lavoro così rinnovato sono la fiducia, la responsabilità e la cooperazione: per questo motivo lo smart working è una vera e propria innovazione, che coinvolge manager e dipendenti. Il suo successo sta proprio nella soddisfazione che si riscontra nelle imprese: secondo una ricerca di Dipendenti in Cloud, condotta su oltre 3500 imprenditori italiani intervistati, grazie allo smart working c’è stato un aumento dell’efficienza e della produttività, in una percentuale compresa tra il 30 e il 90%.
Consigli per uno smart-working virtuoso
La condivisione è un tassello importante dello smart working: pensiamo a quanto è stato indispensabile, durante la pandemia, rendere accessibili a tutti i dipendenti attraverso un cloud tutti i documenti strategici. Ciò riguarda in un senso più ampio la comunicazione, che deve essere costante e fluida, altrimenti viene a mancare la trasparenza su cosa sta succedendo, cosa rendimento generale dell’impresa. Certamente controllare costantemente i dipendenti (per esempio attraverso una webcam sempre accesa) non può essere una soluzione valida, né per i controllori né per i controllati. Abbiamo detto che ci vuole fiducia; tuttavia, lasciare spazi di autonomia ai dipendenti non vuol dire lasciarli soli! Ad esempio, per i collaboratori che hanno famiglia, trovare il giusto equilibrio tra le incombenze domestiche e il lavoro a casa può essere complesso: un supporto all’auto-organizzazione, almeno all’inizio, con costanti feedback, sicuramente gli sarà di aiuto. Inoltre, nel lungo periodo, la solitudine può causare demotivazione (molto dannosa per la produttività!). Bisogna favorire quindi il più possibile l’interazione tra colleghi, manager e responsabili, organizzando call settimanali durante le quali fare il punto della situazione, parlare del lavoro svolto e approfondire questioni irrisolte, anche in relazione all’impegno quotidiano di ciascuno. Chi volesse adottare lo smart working in pianta stabile farà bene a dotarsi quindi degli strumenti più adatti a organizzare questi meeting virtuali ma anche a gestire comunicazioni veloci tra singoli, team e anche soggetti esterni come i clienti e i fornitori.
La Bacheca di Paciolo, per esempio, è costruita come un’interfaccia social e propone funzionalità innovative che permettono di integrare e persino sostituire email, agende e sms. Attraverso le varie tipologie di post che si possono creare (Cose da fare, Scadenze e Appuntamenti) è possibile organizzare il lavoro, consultare la documentazione, interagire con gli altri taggandoli, ricordare appuntamenti e molto altro, con piena visibilità al resto del team, in modo che ci sia un aggiornamento simultaneo per tutti. Il tutto accedendo dal semplice browser web, senza installare alcun software!
